¨El inventario de recursos de información como herramienta de la auditoria de la información¨

El autor cita a Bukowitz; Williams, 2000; Tiwana, 2002, para plantear como actividad primordial  a la Auditoría de la Información, para la realización de proyectos, mostrándonos muy claramente que si se desea el éxito  y la calidad, de éstos es la primer fase que se debe desarrollar.

Es interesante la diferenciación que hace en entre auditoría de la información (recursos de información explícita) y auditoría del conocimiento (ampliación de la  misma, que incluiría también las fuentes de información tácita), relacionando las dos con el “capital intelectual”.

En diversas ocasiones se deja la información tácita de lado porque no se cree en la relevancia que la misma tiene para cumplir con los objetivos de la institución o empresa. Aunque para la elaboración del artículo el autor le toma más importancia a la información explícita porque sin ella “difícilmente se pueden abordar proyectos y programas de gestión del conocimiento con garantías de éxito”.

Es muy interesante como a pesar de las diversas posiciones sobre el tema de la auditoria de la información, todas van hacia un mismo horizonte, recurso humano, recursos de información, flujos de información, teniendo bien claro que el éxito de ésta depende de lo que la empresa adonde se realice, quiera lograr y de su disponibilidad.

El autor no deja de lado el abordar el impacto y desarrollo de las intranets, los sistemas de gestión de contenidos en entornos digitales, y el auge de las comunidades de práctica, indicando que a pesar de ser una herramienta básica para las empresas, también debe favorecerse con el proceso de auditoría de la información.

Me llama mucho la atención el que se mencione que la auditoría de la información abarca muchas actividades, pero que lo que se ha publicado establecen marcos muy generales, que deben desarrollarse de manera muy detallada para lograr el verdadero éxito.

Fases de la Auditoría

Diversos autores, diversos puntos de vista…

Henczel (2001) Siete Fases : Planificación, Recopilación de datos, Análisis de datos, Evaluación de datos, Comunicación de recomendaciones,  Implantación de recomendaciones Revisión continua

Orna (1999) Cuatro etapas : Investigación inicial,  Auditoría de información, Hoja de balance, Desarrollo de políticas.

Buchanan y Gibb (1997) Cinco pasos: Promover, identificar, analizar, contabilizar y sintetizar.

Burk y Horton (1988) Metodología InfoMap: Cuatro fases estándares, correspondientes a exploración, coste/valor, análisis y síntesis.

Técnicas para la Captura de Datos:

Para desarrollar la Auditoría de la Información, es necesario aplicar un conjunto de técnicas de toma o captura de datos. Para esta actividad se citan los formularios, las entrevistas, grupos de enfoque (focus groups), observación de actividades.  Proceso que está a cargo del equipo que desarrolla la Auditoría de la Información.

Productos de la auditoría de información:

Se citan 3 tipos de productos: El inventario de información (herramienta fundamental para la auditoría de información), mapa de información y memoria o informe final. Siendo necesario completar estos productos con las recomendaciones pertinentes para mejorar la utilización de los recursos y de los flujos de información.

Referencias bibliográficas:

Tramullas, J. (2003). El inventario de recursos de información como herramienta de la auditoria de la información. [versión electrónica]. Elprofesional de la información 12(4), pp. 256-260. Extraído el 21 de noviembre del 2011 de

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2003/julio/1.pdfhttp://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2003/julio/1.pdf

Costa Rica y su Política de Información

Existe un desinterés nacional por establecer una verdadera política de información que no sólo beneficiará al sector público, sino también al privado, esto ocurre porque no se tiene clara la importancia que genera la sociedades de la información que se basan en el conocimiento y en convertir “la información en conocimiento”. (Ortiz, Francisco. "La Sociedad de la Información",1995).
 

La falta de iniciativas, de interés, lo que provocan es que el conocimiento que se genera día a día se desaproveche y no se convierta en información, lo que provoca millonarias pérdidas a nivel institucional y todo porque los jerarcas no proponen una estrategia adecuada para recuperarlo.

Otro aspecto que está afectando a nuestro país en el desarrollo de una adecuada política de información, es la inmersión de las TIC´s, en las instituciones sin un adecuado manejo de las mismas, porque los altos mandos consideran que éstas son la solución a todo dentro de la Institución o empresa, sin tomar en cuenta que el personal no puede sumergirse en las nuevas tecnologías,  si no cuentan con una adecuada capacitación, para no correr el riesgo de cometer errores que llevan a pérdidas de información irremplazable.

El analfabetismo tecnológico, debe de ser un factor de pronta solución, no puede dejarse de lado y continuar con el desarrollo porque entonces lo que se logra es agrandar la brecha tecnológica, la brecha social y la cultural, porque aunque son diversos aspectos los que conforman cada una de estas brechas, van de la mano y afectan a la sociedad costarricense actualmente.

Lo expresado en los párrafos anteriores nos lleva a meditar que tan efectivos son los proyectos que el gobierno costarricense ha querido implementar, en donde un sistema de información único absorba toda la información de las instituciones públicas (Gobierno Digital – Expediente Unico).  Todos éstos proyecto no son más que papeles en un escritorio sin una mentalidad abierta de la verdadera necesidad del ciudadano costarricense.

Son tantos los aspectos a valorar para poder construir una Política de Información Nacional, que el gobierno debe replantearse los puntos clave para definir dicha política y así no sea de beneficio sólo para una parte de la población, sino que abarque a todos los estratos sociales del país.

Auditoría de información, Gestión de Información y aplicación de las TICs en nuestras organizaciones hoy en día

La auditoría de la información es en la actualidad una herramienta fundamental para desarrollo de las organizaciones tanto públicas como privadas.  Auditar es comprobar que toda aquella información que se genera, que se distribuye y se manipula diariamente, es real y tiene un alto grado de importancia para la oficina productora. Es un proceso que compara la realidad con los requisitos, obteniendo como resultado una evaluación que sirve a los encargados de la Gestión de la Información institucional, para mejorar el desarrollo de los procesos.

Cristina Soy (2003), nos define el concepto de auditoría en general, como “proceso de control interno y de diagnosis global al que deben someterse las organizaciones, especialmente las que operan con ánimo de lucro, pero también y cada vez más las no lucrativas”.

La auditoría de la información se convierte en “una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de las organización y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización”. Con esta nueva herramienta con la que cuentan las organizaciones, se logra gestionar la información de manera ágil y oportuna, donde se identifica, se captura, se recupera, se presenta y transmiten la información, objetivo primordial de las organizaciones.

Existe diversidad de tipos de Auditorías de la Información (A.I.) siendo cualquiera de ellas igualmente importantes en el momento de la aplicación, la auditoría de calidad, la auditoría contable, la auditoría de recursos humanos, etc., porque con ellas se generan controles que permiten buscar mejoras en los canales de información, proteger la información confidencial y distribuir toda aquella que es de interés público.

Otro factor que influye actualmente para llevar a cabo con frecuencia las Auditorías de la Información, es el auge que tienen las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC´s), esto debido a la bomba de información que se maneja en la web y que no tiene una fuente fidedigna, a la que se accede de cualquier ordenador y se varía el contenido de la información.

Con las nuevas TIC´s se puede adquirir una adecuada infraestructura tecnológica con un software adecuado, una intranet controlada y las redes institucionales con las debidas normas de seguridad para gestionar la información de forma segura a nivel institucional.

Con lo descrito en los párrafos anteriores, se logra concientizar sobre la importancia de las Auditorías de la Información, en donde se genera un estricto control de la calidad de la información generada a nivel institucional, generando una buena gestión de la información de la mano con lo que ofrecen las TIC´s, porque según Cornella (2003) “Una auditoría de la información es básicamente un proceso de identificación y evaluación de los recursos de información necesarios para cumplir con los objetivos de la empresa”.

Bibliografía

Soy, C.  (2003). Auditoría de la información: análisis de la información generada en la empresa. Barcelona: Editorial UOC.

Enciclopedia de la Auditoría. (2001). Barcelona: Océano Grupo Editorial

Villadefrancos, M. (2006). La auditoría como proceso de control: concepto y tipología. Ciencias de la Información (37) 2-3 agosto-septiembre. 53-59